Aviso de privacidad

César Abraham Méndez Nieves, persona física con actividad empresarial, con domicilio en la Ciudad de México, es responsable del tratamiento descrito aquí. AIVA es el nombre comercial del servicio.

Para cualquier asunto relacionado con este aviso: privacidad@aivamx.com.

AIVA trata datos de dos tipos de personas, y su posición jurídica no es la misma en los dos casos:

• Del emisor (quien contrata AIVA para facturar): AIVA es responsable. Son sus datos de cuenta y los de su registro fiscal.
• Del receptor (quien pide una factura por WhatsApp o Telegram): AIVA es encargado y trata esos datos por cuenta y por instrucción del emisor, que es el responsable frente a ese receptor. AIVA no los usa para finalidades propias, no los vende y no los cruza entre emisores.

El aislamiento entre emisores no es una promesa: está impuesto en la base de datos con políticas por fila, de modo que ningún emisor puede leer información de otro aunque el código lo intentara.

Del emisor: nombre, correo electrónico, RFC, régimen fiscal, código postal, giro, y los datos necesarios para la autenticación (contraseña cifrada por el proveedor de identidad y segundo factor obligatorio). También la fecha de vencimiento de su Certificado de Sello Digital.

Del receptor: RFC, nombre o razón social, régimen fiscal, código postal, correo electrónico, el identificador con el que escribe por el canal (en WhatsApp, su número de teléfono) y el contenido de los documentos que envía: su Constancia de Situación Fiscal y, cuando aplica, su comprobante de pago —de donde se extraen importe, clave de rastreo SPEI, folio de operación, fecha e institución bancaria—.

No se solicitan datos sensibles. AIVA no pregunta por diagnósticos, padecimientos ni información de salud, y el flujo conversacional no los pide en ningún paso.

Finalidades primarias, todas necesarias para prestar el servicio:

• Emitir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que solicita el receptor, previa aprobación del emisor.
• Entregar ese comprobante al receptor por correo electrónico y por el canal de mensajería.
• Vincular la factura con el movimiento bancario que la originó, para que pueda conciliarse.
• Conservar los comprobantes emitidos durante el plazo que exige la legislación fiscal.
• Avisar al emisor de hechos operativos: vencimiento de su sello digital, fallas de timbrado, solicitudes pendientes de aprobar.

No hay finalidades secundarias. Estos datos no se usan para publicidad, prospección comercial ni elaboración de perfiles, ni se transfieren a terceros con esos fines.

Sobre la descripción del servicio facturado. En el ámbito médico, la descripción de un concepto podría revelar información sobre el padecimiento de un paciente. Por eso ese campo se guarda cifrado, y los reportes e informes agregados se agrupan únicamente por la clave del catálogo del SAT, nunca por la descripción.

Para funcionar, AIVA se apoya en proveedores que tratan datos por su cuenta y bajo instrucción, sin poder usarlos para fines propios. Esto es lo que sale y hacia dónde:

• Facturapi (México) — Proveedor Autorizado de Certificación. Recibe los datos fiscales necesarios para timbrar el CFDI ante el SAT. Es una transferencia necesaria para cumplir una obligación legal.
• Servicio de Administración Tributaria (SAT) — recibe el comprobante timbrado, por disposición del Código Fiscal de la Federación.
• OpenAI (Estados Unidos) — lee la Constancia de Situación Fiscal y el comprobante de pago para extraer los campos, y únicamente para eso. Se le indica expresamente que no conserve el documento, no se le da acceso a la base de datos, y su salida se trata como dato a validar, nunca como instrucción. El modelo no decide ni emite comprobantes.
• Meta Platforms (Estados Unidos) — cuando el receptor usa WhatsApp, sus mensajes y archivos pasan y se alojan por la plataforma WhatsApp Business Cloud API, conforme a las condiciones de Meta. Es inherente a usar WhatsApp.
• Telegram — equivalente a lo anterior cuando el receptor usa ese canal.
• Supabase y Amazon Web Services (Estados Unidos) — alojan la base de datos y los archivos.
• Cloudflare — ejecuta la aplicación y el acceso a la base de datos.
• Resend (Estados Unidos) — entrega los correos con la factura adjunta.

Fuera de esta lista, no se comparten datos con nadie, salvo requerimiento fundado y motivado de autoridad competente.

El criterio general es no guardar nada más tiempo del que hace falta. En concreto:

• La Constancia de Situación Fiscal se borra en cuanto se extraen sus datos. No se conserva copia del documento.
• El comprobante de pago se borra al timbrar la factura o al rechazar la solicitud. Existe solo mientras el emisor necesita verlo para confirmar que el pago ocurrió; el plazo lo marca ese evento, no un calendario.
• El CFDI (XML y PDF) se conserva cinco años, porque la legislación fiscal obliga a ello.
• Los datos de la cuenta del emisor se conservan mientras la cuenta esté activa. Al darla de baja, puede solicitar una exportación de su información.

Los datos fiscales del receptor —RFC, nombre y correo— se guardan cifrados a nivel de columna, con una llave distinta por cada registro, administrada en un servicio de gestión de claves. Quien obtuviera una copia de la base de datos no podría leerlos.

El acceso al sistema exige segundo factor de autenticación, sin excepción. El Certificado de Sello Digital y su contraseña nunca se guardan: se usan en el momento de darlo de alta ante el PAC y no tocan disco ni registros de la aplicación. Toda operación relevante queda en una bitácora que no se puede alterar ni borrar.

Puedes solicitar el acceso a tus datos, su rectificación cuando sean inexactos, su cancelación cuando ya no sean necesarios, u oponerte a un tratamiento concreto. También puedes revocar tu consentimiento y limitar el uso o divulgación de tus datos.

Escribe a privacidad@aivamx.com indicando tu nombre, un medio para contactarte, qué derecho ejerces y sobre qué datos. Responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles.

Dos límites que conviene saber de antemano: un CFDI ya timbrado no se puede borrar —la ley obliga a conservarlo y su cancelación tiene su propio procedimiento ante el SAT—, y si eres receptor de una factura, la solicitud la atiende en primer término el emisor que la expidió, ante quien también puedes dirigirte.

Si cambia lo que hacemos con los datos, cambia este aviso, y la fecha de arriba lo refleja. Cuando el cambio sea relevante lo comunicaremos por correo a los emisores con cuenta activa.